Dal 17 Dicembre 2023, è in vigore un’importante novità per i Mediatori Creditizi e Agenti in Attività Finanziaria: l’estensione dell’obbligo di conformarsi alle disposizioni in materia di whistleblowing. Tali professionisti dovranno pertanto istituire un efficace sistema di “canali di segnalazione interna” per la tutela di chi denuncia violazioni delle normative, sia nazionali che dell’Unione Europea, che possano danneggiare l’interesse pubblico o compromettere l’integrità delle amministrazioni pubbliche o delle entità private, venute a conoscenza nell’ambito lavorativo.
L’inclusione di Mediatori e Agenti AAF nel novero degli obbligati a questo adempimento evidenzia la rilevanza delle potenziali irregolarità nel settore finanziario, in particolare quelle che impattano sui “servizi, prodotti e mercati finanziari e sulla prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo”, come specificato all’articolo 2, comma 1, lettera a), punto 3) del nuovo D.Lgs. 23 Marzo 2023 nr. 24. Tale requisito si applica indipendentemente dalla dimensione della attività, includendo anche quelle con meno di 50 impiegati.
Per rispettare tale obbligo, Mediatori e Agenti dovranno attivare canali dedicati alla segnalazione interna, che assicurino la massima riservatezza tramite l’impiego di sistemi di crittografia per proteggere l’identità del segnalante, degli individui implicati e delle informazioni condivise.
Questo può comportare l’assegnazione della gestione dei canali a personale interno qualificato o a terzi esterni, anch’essi specializzati e indipendenti.
Compiti chiave di chi gestisce il canale di segnalazione includono:
• Invio di un’accettazione di ricezione al segnalante entro una settimana;
• Interazione continua con il segnalante per eventuali chiarimenti o integrazioni;
• Esecuzione di un’attenta valutazione e follow-up delle segnalazioni;
• Risposta alle segnalazioni entro tre mesi dal riconoscimento di ricezione;
• Fornitura di informazioni dettagliate e accessibili su come e dove effettuare segnalazioni, sia internamente che esternamente.
Questo obbligo mira a rafforzare la trasparenza e l’integrità all’interno del settore finanziario, mettendo in luce l’importanza della protezione della privacy e dell’anonimato come elementi fondamentali per una gestione efficace e corretta delle segnalazioni di whistleblowing. In questo quadro, è cruciale che i dati personali siano raccolti e trattati con le massime garanzie di sicurezza, in linea con il GDPR (Privacy 679/2016), attuando misure organizzative e tecniche adeguate.
Inoltre, sono previste sanzioni significative per i soggetti che omettono di istituire o gestire adeguatamente i canali di segnalazione: l’ANAC può imporre multe da euro 10.000 a euro 50.000 quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme alla previsione di legge, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.
Sanzioni da 500 a 2.500 euro, sono previste invece per il segnalante che incorre nei reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
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